Power BI, który zarząd faktycznie otwiera

Krok 1. Zacznij od pytań, nie od danych

Większość raportów zarządczych powstaje od strony dostępnych danych. Skoro w systemie jest sprzedaż według regionów, produktów, kanałów i handlowców, każda z tych perspektyw trafia na stronę. Efektem jest kilkanaście wizualizacji, z których zarząd korzysta z dwóch, a resztę omija wzrokiem.

Lepiej zacząć od krótkiej rozmowy z każdym członkiem zarządu i spisania pytań, które zadaje co tydzień lub co miesiąc. Zwykle jest ich niewiele, na przykład:

• czy realizujemy plan przychodu i marży w tym miesiącu i narastająco od początku roku,
• które obszary najbardziej odbiegają od planu i w którą stronę,
• jak zmienia się poziom zapasów, należności albo zamówień w toku,
• gdzie potrzebna jest decyzja zarządu, a gdzie wystarczy informacja.

Każde pytanie dostaje przypisaną miarę, poziom szczegółowości i częstotliwość. Jeśli któregoś pytania nie da się powiązać z danymi, lepiej powiedzieć to wprost na starcie, niż budować wizualizację, która odpowiada na nie tylko w przybliżeniu.

Przy okazji warto ustalić punkt odniesienia dla każdej liczby. Wynik bez porównania z planem, prognozą albo tym samym okresem poprzedniego roku niewiele mówi, a dobór odniesienia bywa przedmiotem sporu między działami. Lepiej rozstrzygnąć go raz, na etapie projektu, niż wracać do tematu przy każdym posiedzeniu.

Krok 2. Jedna definicja każdej miary

Najczęstszy powód, dla którego zarząd przestaje ufać raportom, to rozbieżne liczby. Finanse pokazują przychód netto po korektach, sprzedaż wartość przyjętych zamówień, a kontroling fakturowanie z innym dniem odcięcia. Każda wersja jest poprawna w swoim kontekście, ale na posiedzeniu zarządu wygląda to jak błąd i zamiast o decyzji rozmawia się o tym, czyja liczba jest prawdziwa.

Rozwiązaniem jest wspólny model semantyczny w Power BI, w którym każda miara ma jedną, opisaną definicję w DAX, a raporty różnych działów korzystają z tego samego modelu zamiast budować własne kopie. W praktyce oznacza to:

1. spisanie definicji kluczowych miar razem z właścicielem biznesowym: co wchodzi do wyniku, co nie wchodzi i jaki obowiązuje dzień odcięcia,
2. zbudowanie jednego modelu z tymi miarami i z opisami widocznymi dla autorów raportów,
3. oznaczenie modelu jako certyfikowanego, żeby wszyscy wiedzieli, z którego źródła korzystać,
4. ograniczenie publikowania równoległych modeli z tymi samymi danymi i miarami nazwanymi inaczej.

Spory o definicje są nieuniknione i dobrze, że pojawiają się na tym etapie. Trzeba tylko z góry wiedzieć, kto je rozstrzyga. Zwykle jest to dyrektor finansowy dla miar finansowych i właściciel procesu dla miar operacyjnych. Każda późniejsza zmiana definicji powinna mieć datę, krótkie uzasadnienie i informację dla odbiorców, bo nagła zmiana wyniku bez wyjaśnienia podważa zaufanie szybciej niż jakikolwiek błąd techniczny.

Krok 3. Raport, który mieści się na jednym ekranie

Strona dla zarządu powinna dać się przeczytać bez przewijania. To ograniczenie wymusza wybór i porządek, których nie da się osiągnąć, gdy raport ma pokazać wszystko naraz. Sprawdzony układ ma trzy poziomy:

• góra - kilka kart z najważniejszymi wskaźnikami, każda z odniesieniem do planu lub poprzedniego okresu,
• środek - trend w czasie dla jednej lub dwóch miar, które najlepiej opisują sytuację firmy,
• dół - zestawienie odchyleń, czyli obszary, regiony lub produkty najbardziej odbiegające od planu.

Szczegóły przenosimy na strony szczegółów otwierane z menu kontekstowego oraz do etykietek narzędzi. Kolor rezerwujemy dla sygnałów: czerwony oznacza problem wymagający uwagi, a nie przypadkowy element palety firmowej. Każda strona pokazuje też datę i godzinę ostatniego odświeżenia danych, bo bez tej informacji każda rozmowa zaczyna się od pytania, czy liczby są aktualne.

Dobrze działają też tytuły wizualizacji, które mówią, co z nich wynika. „Marża według regionów” wymaga od czytelnika samodzielnej analizy, a „Marża poniżej planu w dwóch regionach” od razu kieruje uwagę tam, gdzie trzeba. Power BI pozwala budować takie tytuły dynamicznie z miary DAX, więc treść zmienia się razem z danymi i nie trzeba jej aktualizować ręcznie.

Krok 4. Szybkość i aktualność danych

Raport, który ładuje się kilkanaście sekund, przegrywa z arkuszem otwieranym z pulpitu komputera. Zarząd rzadko zgłasza problem z wydajnością, po prostu przestaje otwierać raport i wraca do prośby o zestawienie w wiadomości e-mail. Na tym etapie sprawdzamy:

• tryb przechowywania danych: import tam, gdzie wystarcza odświeżanie kilka razy dziennie, a DirectQuery tylko tam, gdzie potrzebne są dane bieżące i źródło udźwignie zapytania,
• model w schemacie gwiazdy zamiast jednej szerokiej tabeli z płaskiego eksportu,
• liczbę wizualizacji na stronie, bo każda z nich generuje osobne zapytanie,
• harmonogram odświeżania dopasowany do rytmu biznesu, z powiadomieniem o błędzie wysyłanym do właściciela modelu, a nie na skrzynkę, której nikt nie czyta.

Do diagnozy przydaje się analizator wydajności w Power BI Desktop, który pokazuje czas zapytań DAX i renderowania poszczególnych wizualizacji. Zwykle kilka najwolniejszych elementów odpowiada za większość czasu ładowania strony, więc poprawa jednej miary albo zastąpienie złożonej wizualizacji prostszą potrafi zmienić odbiór całego raportu.

Przy dużych tabelach faktów warto rozważyć odświeżanie przyrostowe, w którym ponownie ładowane są tylko ostatnie okresy, a dane historyczne pozostają bez zmian. Skraca to czas odświeżania i zmniejsza obciążenie systemów źródłowych, co ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy raport zarządczy odświeża się w godzinach pracy.

Krok 5. Dostęp tam, gdzie zarząd pracuje

Najlepiej przygotowany raport nie zadziała, jeśli trzeba go szukać w obszarach roboczych. Treści dla zarządu publikujemy jako aplikację Power BI z prostą nawigacją, a dodatkowo:

• ustawiamy subskrypcje, które wysyłają obraz strony e-mailem w ustalonym terminie, na przykład w poniedziałek rano,
• przygotowujemy układ dla urządzeń mobilnych, jeśli członkowie zarządu przeglądają wyniki na telefonie,
• konfigurujemy zabezpieczenia na poziomie wierszy (RLS), gdy dyrektorzy pionów mają widzieć wyłącznie swój obszar,
• umieszczamy link do raportu tam, gdzie toczy się dyskusja, na przykład w kanale zarządu w Teams.

Dobrą praktyką jest też krótkie, kilkunastominutowe omówienie raportu na posiedzeniu zarządu po jego publikacji. Pokazanie, gdzie są odpowiedzi na zadane wcześniej pytania, skraca okres przyzwyczajania bardziej niż jakakolwiek instrukcja.

Jeśli część wskaźników wymaga szybkiej reakcji, na przykład spadek dziennej sprzedaży poniżej ustalonego progu, lepiej ustawić alert niż liczyć na to, że ktoś akurat otworzy raport. Powiadomienie powinno trafiać do osoby, która może coś zrobić, i zawierać link prowadzący bezpośrednio do właściwej strony.

Krok 6. Właściciel i przegląd po kwartale

Raport bez właściciela szybko się starzeje: zmienia się struktura organizacyjna, plan na kolejny rok, definicja segmentu klienta. Właściciel biznesowy odpowiada za to, czy raport nadal odpowiada na pytania zarządu, a właściciel techniczny za model, odświeżanie i uprawnienia.

Po kwartale warto zajrzeć do raportu metryk użycia: kto otwiera raport, które strony są oglądane, a które pomijane. Strony, których nikt nie odwiedza, usuwamy albo przenosimy do raportów operacyjnych. Dzięki temu raport zarządczy pozostaje krótki, a zaufanie do liczb rośnie, bo wszyscy patrzą na to samo źródło.

Przegląd kwartalny to także dobry moment na zebranie uwag od samego zarządu. Wystarczy kilka pytań: czego brakuje, co jest zbędne, przy której liczbie pojawiają się wątpliwości. Odpowiedzi trafiają do listy zmian, a zmiany wdrażamy w ustalonym rytmie, zamiast przebudowywać raport po każdej pojedynczej prośbie.

• Pytania zarządu spisane i przypisane do konkretnych miar
• Definicje miar uzgodnione z właścicielami biznesowymi i opisane w modelu
• Jeden certyfikowany model, bez równoległych kopii z tymi samymi danymi
• Strona główna mieści się na jednym ekranie
• Data ostatniego odświeżenia widoczna na każdej stronie
• Właściciel biznesowy i techniczny wskazani z imienia i nazwiska

Raporty są, a zarząd nadal prosi o zestawienia w Excelu?

Pomożemy uporządkować miary, model i układ raportu tak, żeby jedna strona odpowiadała na pytania zadawane co tydzień.

Porozmawiaj z ekspertem